Dowody wewnętrzne w nowej KPiR od 2026 roku

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR w 2026 roku, niezależnie od tego, czy wybrali formę opodatkowania: podatek liniowy czy skalę podatkową, będą musieli wysyłać plik JPK KPiR wraz z zeznaniem rocznym PIT po raz pierwszy razem w kwietniu 2027 roku. Zapisy w książce mogą być dokonywane nadal na podstawie m.in. dowodów wewnętrznych, jeśli są one właściwie wystawione.

Co do zasady dokumentem będącym podstawą do ujęcia operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być faktura bądź rachunek, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jednak za dowody księgowe uznaje się również:

1) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego zdarzenia gospodarczego, wynikającego z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

2) dowody opłat pocztowych i bankowych;

3) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat.

Trzeba pamiętać o wskazaniu daty wystawienia dowodu oraz daty lub okresu dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty.

W przypadku delegacji pracowniczych dowody wewnętrzne powinny zawierać co najmniej personalia pracownika, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. Opis dowodu wewnętrznego będzie widoczny w kolumnie 8 w PKPiR.

Bardzo istotne jest zwrócenie uwagi na dowody wewnętrzne przy ewidencjonowaniu przychodów, np. wynikających z miesięcznych raportów prowizji. Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Warto do celów wewnętrznych już w trakcie roku wygenerować roboczy plik JPK KPiR, aby ocenić, jak system zaczytał wpisy w ciągu roku i jak wykazywane są dowody wewnętrzne przychodowe i kosztowe w nowym pliku. Każdy dowód wewnętrzny powinien mieć w pliku zachowaną chronologię i ciągłość numeracji. Opis dowodu wewnętrznego powinien określić zasadność kwalifikacji do danego miesiąca do wyliczenia dochodu, np. amortyzacja za marzec, czynsz za styczeń, itp. Plik JPK PKPiR będzie powiązany z drugim plikiem wysyłanym obowiązkowo – JPK ŚT (Środki trwałe), a więc szczególnie amortyzacja wprowadzana dowodem wewnętrznym będzie musiała być zgodna z tą wprowadzoną dla środka trwałego/WNiP w drugim pliku.

Rok 2026 będzie wymagał od podatników jeszcze większej weryfikacji zapisów niż dotychczas. Faktury ustrukturyzowane w KSeF, wysyłka rocznego PIT wraz z dwoma plikami JPK oraz roczny ZUS DRA jako naczynia połączone muszą wykazywać zgodne kwoty wynikające z wprowadzonych operacji do KPiR.

dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy