DOFINANSOWANIE POSIŁKÓW DLA PRACOWNIKÓW – SKUTKI VAT

Coraz więcej pracodawców wspiera swoich pracowników, oferując im dofinansowanie posiłków w miejscu pracy. Zazwyczaj wygląda to tak, że firma cateringowa dostarcza obiady, a pracownik płaci połowę ceny – druga połowa finansowana jest przez pracodawcę. Firma otrzymuje zbiorczą fakturę od cateringu, a następnie pracodawca wystawia tzw. fakturę wewnętrzną, rozliczając VAT należny od dofinansowania. 

Wątpliwość, która często pojawia się w praktyce, dotyczy dwóch istotnych kwestii: 

• Czy dopłata do posiłku pracownika w ogóle podlega VAT? 

• Jeśli tak, to kiedy powstaje obowiązek podatkowy – w dniu dostarczenia posiłków, czy może dopiero w dniu otrzymania faktury od firmy cateringowej? 

Odpowiedź na te pytania jest kluczowa dla poprawnego rozliczenia VAT – błędne określenie momentu opodatkowania może skutkować koniecznością korekt i naliczenia odsetek.

Czy dopłata podlega VAT? 

Co do zasady, dofinansowanie posiłków przez pracodawcę traktowane jest jako świadczenie na cele osobiste pracowników. Zgodnie z praktyką organów podatkowych, takie świadczenia – nawet częściowo odpłatne – podlegają opodatkowaniu VAT jako usługi nieodpłatne. 

Jednak w sytuacjach, gdzie pracownik pokrywa część kosztu posiłku, pojawia się pytanie, czy świadczenie to jest w całości odpłatne (mimo że po cenie niższej niż rynkowa), czy też mamy do czynienia z częściowo odpłatną usługą i częściowo nieodpłatnym świadczeniem. 

Zgodnie z orzecznictwem TSUE (sprawa C-412/03 Scandic), świadczenie, za które otrzymano jakąkolwiek zapłatę, powinno być traktowane jako odpłatne – nawet jeśli zapłata nie pokrywa wszystkich kosztów. Stanowisko organów podatkowych w tym zakresie nie jest jednorodne, bowiem część interpretacji potwierdza powyższe rozwiązanie, a część uznaje, że dopłata pracodawcy również podlega opodatkowaniu, jako odrębne świadczenie na cele prywatne pracownika. 

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy? 

W przypadku świadczenia usług (a za taką uznaje się zapewnienie posiłku pracownikowi), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi. W analizowanym przykładzie, jeśli posiłki są świadczone codziennie, a rozliczane miesięcznie, przyjmuje się, że usługa została wykonana z końcem miesiąca. 

Otrzymanie faktury od firmy cateringowej wpływa wyłącznie na moment odliczenia VAT naliczonego – nie przesuwa daty powstania obowiązku podatkowego VAT należnego.

Czy można odliczyć VAT z faktury za catering? 

Tak – ponieważ posiłki są następnie „przekazywane” pracownikom w formie świadczenia opodatkowanego VAT (odpłatnego lub nieodpłatnego), pracodawca ma prawo do odliczenia VAT z faktury zakupowej. Odliczenie to może nastąpić dopiero w okresie, w którym firma otrzymała fakturę. 

Nasza podpowiedź 

Jeżeli Twoja firma dofinansowuje pracownikom obiady to najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie potraktować to jako świadczenie, od którego trzeba zapłacić podatek VAT – nawet jeżeli pracownicy pokrywają część kosztów. 

Podatek VAT powinien zostać naliczony na koniec miesiąca, w którym dostarczono posiłki – a nie dopiero w chwili otrzymania faktury od firmy cateringowej. W praktyce może to oznaczać konieczność wcześniejszego rozliczenia podatku, zanim pojawi się możliwość jego odliczenia. Takie podejście jest zgodne z obowiązującymi przepisami. 

Choć istnieją interpretacje, które pozwalają opodatkować tylko część zapłaconą przez pracownika, to ich zastosowanie należy poddać indywidualnej konsultacji. Dobrze prowadzona dokumentacja i spójne podejście do rozliczeń to klucz do spokojnego działania.