Czy KSeF pozwala na antydatowanie faktur?

Określenie daty wystawienia faktury w KseF będzie kluczowe m.in. dla weryfikacji, czy faktura została wystawiona terminowo. Data wystawienia faktury będzie widoczna m.in. w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (tzw. UPO). Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 są określone w art. 106nda ustawy VAT wchodzącym w życie 1 lutego 2026 roku. Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, czyli data wskazana na tej fakturze przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej FA(3).

Przykładowo, podatnik wystawia fakturę w oparciu o art. 106nda ustawy tj. w trybie offline24, wskazując w jej treści datę 12 lutego 2026 r. (pole P_1 struktury logicznej FA(3)). Fakturę przesłał do KSeF w kolejnym dniu roboczym tj. 13 lutego 2026 r.  W analizowanym przypadku datą wystawienia faktury będzie data wskazana w polu P_1 struktury logicznej FA(3), czyli 12 lutego 2026 r. W innej sytuacji, podatnik wystawia fakturę w oparciu o art. 106nda ustawy tj. w trybie offline24, wskazując w jej treści datę 16 lutego 2026 r. (pole P_1 struktury logicznej FA(3)). Fakturę był zobowiązany przesłać do KSeF w kolejnym dniu roboczym tj. 17 lutego 2026 r., jednak z tego obowiązku się nie wywiązał. Fakturę przesłał do KSeF dopiero 20 lutego 2026 r.

KSeF nie odrzuci takiej faktury, nada jej numer, ale czy będzie to przez urzędnika faktura uznana za prawidłową?  Art. 106 nda ust. 16 wskazuje, że za fakturę, o której mowa w ust. 1, uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazana na tej fakturze. Technicznie to się zgadza, będzie uznaną za fakturę wczytaną skutecznie do KSeF.  Nie zapominajmy jednak, że oprócz przepisów regulowanych ustawą VAT, są przepisy Kodeksu karno-skarbowego i Kodeksu karnego. Antydatowanie faktury może być interpretowane jako poświadczenie nieprawdy w dokumencie w celu użycia go jako autentycznego. Art. 62 Kodeksu karno-skarbowego oraz art. 271a Kodeksu karnego nie będą uchylone, jak wejdzie w życie KseF. Nie warto więc ryzykować i stosować danego przepisu bez jego powiązania z innymi ustawami.

Często też w tym przypadku antydatowanie może naruszać numerację faktur w programie do fakturowania, bo do KSeF trafiły już faktury z datą wystawienia późniejszą, a teraz podatnik wczytuje do KseF z datą wystawienia wcześniejszą. Antydatowanie nie przyspiesza również momentu odliczenia VAT, które jest możliwe dopiero w momencie faktycznego odebrania faktury w KSeF, a nie wpisania przez sprzedawcę wcześniejszej daty wystawienia w jego programie fakturowym. Nabywca może odliczyć VAT dopiero w momencie przesłania faktury do KSeF. A więc nawet jeśli sprzedawca wystawi fakturę w swoim programie 30 września, a prześle ją do KSeF 12 października to nabywca i tak najwcześniej może odliczyć VAT z tej faktury w październiku, a nie we wrześniu. W wyjątkowych sytuacjach (awarie) nabywca otrzyma fakturę od sprzedawcy poza KSeF i wtedy może odliczyć w dacie jej otrzymania, ale to sytuacje z założenia rzadkie.

Podatnik nie może również wystawić faktury z datą późniejszą. Jeżeli data wskazana w polu P_1 w programie fakturowym podatnika będzie późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF, wówczas nastąpi odrzucenie pliku XML na bramce. Data w polu P_1 nie może być więc datą z przyszłości. Przykładowo, podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. Podatnik przesłał plik XML do KSeF 2 lutego 2026 r. W polu P_1 jako datę wystawienia podatnik wskazał natomiast 7 lutego 2026 r., czyli datę z przyszłości. W przedstawionej sytuacji nastąpi odrzucenie pliku XML przez system MF.

Nowe zasady, które będą obowiązywały wraz z wejściem w życie KSeF, wymuszą na podatnikach większą dyscyplinę w fakturowaniu na bieżąco, bez zbędnej zwłoki. Warto więc przeanalizować podstawowe terminy wystawiania faktur i zasady szczególne, w przypadku najmu, usług budowlanych, refaktur mediów, WDT itp. tak aby nie spóźnić się z terminem wystawienia faktury i wczytania jej do KSeF.

Autor:

dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy