Fakturowanie konsumentów jako nabywców usług i towarów – w KSeF czy poza nim?

Zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie, wystawianie faktur B2C (na rzecz osób prywatnych – konsumentów) w KSeF jest dobrowolne. Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w KSeF. Będzie to ich wewnętrzna decyzja.

Jeśli podatnik nie zdecyduje się wczytywać faktur wystawianych na konsumentów do KSeF, to wystawia je w ten sam sposób, co dotychczas i przekazuje konsumentowi w formie papierowej lub mailem w sposób z nim uzgodniony. Jest to sprawdzony i wygodny sposób, a konsument dostaje fakturę według wzoru, który już zna. Zaletą jest to, że można ją wystawić w dowolnym formacie innym niż format xml.

Jeśli zaś podatnik zdecyduje się na wczytywanie faktur wystawianych na rzecz konsumentów do KSeF, to muszą one zawierać tzw. kod QR. Podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury poprzez podanie kodu weryfikującego do faktury oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie jej w systemie. Znak graficzny (QR kod) przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR.

Założeniem KSeF jest, że faktura będzie otrzymywana przez nabywcę krajowego posiadającego identyfikator podatkowy NIP przy użyciu systemu. Niemniej, w przypadku faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wystąpi obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik pdf). Konsument nie będzie miał konta w KSeF. Przypadki te określa w szczególności art. 106gb ust. 4 ustawy.

W przypadku transakcji, w których nabywcą (Podmiot2) jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument), na fakturze ustrukturyzowanej nie podaje się jego identyfikatora podatkowego NIP. W tym przypadku wystarczające jest wpisanie w polu BrakID wartości „1”, co oznacza, że nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub identyfikator ten nie występuje na fakturze. Nie wpisujemy również numeru PESEL.

Zaletą wczytywania faktur do KSeF wystawionych na konsumentów jest zapewnienie ciągłości fakturowania w programie zarówno dla instytucji jak i dla osób fizycznych nieprowadzących działalności w ten sam sposób. Każda z faktur trafia do KSeF bez wyjątku i nie ma różnicowania ze względu na status odbiorcy. Niemniej jednak dla konsumenta – jako nabywcy – faktura z nowym wyglądem i kodem QR może być początkowo trudniejsza do weryfikacji. Nie ma jednak obowiązku uzyskania zgody konsumenta na przekazywanie mu tego typu faktury. Większość podatników będzie więc decydować się na pozostawienie faktur dla konsumentów w dotychczasowej formie poza KSeF.

dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy