Data wystawienia faktury w KSeF

Podstawową zasadą fakturowania od lutego 2026 roku będzie zasada wyrażona w art. 106na ust. 1 ustawy, która wskazuje na fakturę ustrukturyzowaną jako wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Przez pojęcie wysłania należy rozumieć zainicjowanie wysyłki e-faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę. Czy zawsze będzie to ta sama zasada? Jak to zwykle w ustawie VAT – w tym przypadku też będą zdarzać się wyjątki.

TRYB ONLINE

Tryb online to wystawianie faktur, polegające na wysyłce pliku faktur w czasie rzeczywistym do KSeF. Faktura jako dokument może zostać wysłany również innego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF. Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO (Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru). Można będzie je pobrać z KSeF z modułu Historia sesji. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF.

Przykładowo, jeżeli w polu P_1 podatnik wskaże np. 2026-08-01, ale do KSeF plik xml wyśle dopiero 2026-08-02, to plik nie zostanie z tego powodu odrzucony przez KSeF, ale faktura zostanie wystawiona z dniem 2 sierpnia 2026 r. Natomiast jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF przed północą, to datą wystawienia faktury w KSeF będzie data rozpoczęcia przesyłania pliku (2026-08-01), nawet jeśli numer zostanie efektywnie nadany po północy (2026-08-02).

W okresie działania KSeF w trybie fakultatywnym, w przypadku braku zgody nabywcy na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, sprzedawca może ją przekazać, po uprzednim wystawieniu faktury ustrukturyzowanej w KSeF w inny sposób, np. e-mailem (PDF), pocztą (wydruk). W takiej sytuacji dla sprzedawcy wiążąca jest data przesłania faktury do KSeF, natomiast nabywca ma prawo odliczenia VAT nie wcześniej niż w momencie, w którym otrzyma fakturę poza KSeF.

TRYB OFFLINE

Tryb offline sprowadza się do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie. Używany będzie w przypadku awarii systemu u podatnika lub w Ministerstwie Finansów. W przypadku wysyłki faktur w trybie offline datą wystawienia faktury będzie data jej wystawienia w systemie dostawcy (data z pola P_1 struktury logicznej e-faktury).

Będą więc dwa tryby wystawiania faktur, ten zasadniczy to tryb online i tu zasada ogólna – data wystawienia faktury to data wczytania jej do KSeF, ale jak widać Ministerstwo Finansów przygotowało wariant offline w drodze wyjątku. Jednak z perspektywy podatnika powinien być on używany w bardzo rzadkich sytuacjach i po sprawdzeniu faktury przez co najmniej dwie osoby zanim trafi ona do obiegu.

dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy