Podatkowe skutki nagród w konkursach firmowych – jak rozliczyć pracownika, zleceniobiorcę i przedsiębiorcę 

Organizowanie konkursów przez pracodawców lub firmy współpracujące z osobami fizycznymi może być doskonałą formą motywacji lub promocji innowacyjnych rozwiązań w miejscu pracy. Jednak z perspektywy podatkowej nagrody konkursowe mogą generować szereg obowiązków zarówno po stronie organizatora, jak i uczestnika. Jakie przepisy mają zastosowanie i o czym należy pamiętać?

Nagrody w konkursach a podatek dochodowy – podstawy prawne

Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT, od nagród uzyskanych w konkursach podlegających opodatkowaniu, organizator (płatnik) zobowiązany jest pobrać 10% zryczałtowany podatek dochodowy, o ile nagroda nie korzysta ze zwolnienia przewidzianego np. w art. 21 ust. 1 pkt 68 ustawy o PIT.

Kiedy możliwe jest zwolnienie z podatku?

Zwolnienie z podatku ma zastosowanie tylko wtedy, gdy:

• konkurs organizowany jest przez środki masowego przekazu (np. radio, prasa, telewizja),
• lub dotyczy nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa lub sportu,
• a wartość nagrody nie przekracza 2.000 zł.

W przypadku konkursów organizowanych wewnętrznie w firmie (np. dotyczących ulepszeń w miejscu pracy, inicjatywy wspierające równowagę między pracą a życiem prywatnym, zdrowie fizyczne i psychiczne), takie zwolnienie nie ma zastosowania, nawet jeśli ogłoszenie o konkursie było opublikowane w Internecie – np. na stronie spółki. Przesłanki ustawowe są w tym zakresie bardzo precyzyjne.

Konkursy a status uczestnika – pracownik, zleceniobiorca, osoba B2B

1. Pracownicy

Jeżeli konkurs jest skierowany wyłącznie do pracowników, to nagrody stanowią przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). W takiej sytuacji nagroda podlega opodatkowaniu według skali podatkowej, a pracodawca ma obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

2. Zleceniobiorcy i osoby spoza firmy

Jeśli konkurs ma charakter otwarty, czyli mogą w nim uczestniczyć także osoby niebędące pracownikami (np. zleceniobiorcy, kontraktorzy B2B), to nagrody należy uznać za przychody z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o PIT). W takim przypadku stosuje się 10% zryczałtowany PIT, który pobiera organizator konkursu jako płatnik.

Uwaga: Przychody z innych źródeł nie łączą się z dochodami opodatkowanymi według skali. Laureat nie otrzymuje informacji PIT-11 – organizator składa jedynie deklarację PIT-8AR.

3. Przedsiębiorcy (osoby na B2B)

W przypadku, gdy nagroda trafia do osoby prowadzącej działalność gospodarczą i ma związek z jej działalnością (np. działalność wydawnicza), zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT, nagroda stanowi przychód z działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca musi:

• samodzielnie wykazać wartość nagrody w księdze przychodów i rozchodów,
• opodatkować ją zgodnie z przyjętą formą opodatkowania (skala, liniowy PIT, ryczałt).

Stanowisko to potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 października 2024 r., sygn. II FSK 92/22.

Nagrody rzeczowe – szczególne obowiązki

Gdy nagroda ma postać rzeczową (np. voucher, sprzęt  RTV i AGD), podatek również trzeba zapłacić, ale zanim laureat ją otrzyma. Obowiązek zapłaty 10% zryczałtowanego podatku dochodowego spoczywa wówczas na zwycięzcy – dopiero po jego wpłacie organizator może przekazać nagrodę.

A co z prawami autorskimi?

Jeśli konkurs polega na stworzeniu pracy twórczej, np. pomysłu na usprawnienie procesów i wiąże się z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, sytuacja może się dodatkowo komplikować.

PIT

Jeśli wartość związana z przeniesieniem praw autorskich nie została wyodrębniona w nagrodzie, można przyjąć jednolite opodatkowanie – jako nagroda w konkursie z 10% PIT.

VAT

Jeśli uczestnik konkursu jest przedsiębiorcą (podatnikiem VAT), przekazanie praw autorskich w zamian za nagrodę rzeczową jest traktowane jako odpłatne świadczenie usług (art. 8 ust. 1 ustawy o VAT).

Wówczas:

• uczestnik powinien wystawić fakturę VAT z właściwą stawką (zwykle 23%),
• organizator konkursu może odliczyć VAT, jeśli nagroda służy działalności gospodarczej.

Jeśli laureat korzysta ze zwolnienia podmiotowego, transakcja może nie podlegać VAT, a dokumentacja może ograniczyć się do noty księgowej.

Podsumowanie – obowiązki organizatora konkursu

W przypadku otwartych konkursów firmowych, których uczestnikami są pracownicy, zleceniobiorcy lub osoby na B2B, organizator ma szereg obowiązków:

Pobrany podatek:

• 10% zryczałtowany PIT – jeśli uczestnik nie prowadzi działalności
• Brak poboru podatku – jeśli nagroda jest przychodem z działalności gospodarczej (rozlicza ją uczestnik)

Dokumentacja:

• PIT-8AR – dla zryczałtowanego podatku
• Brak obowiązku wystawienia PIT-11 dla laureata
• Nota księgowa lub faktura VAT – w zależności od statusu uczestnika i formy nagrody

Praktyczna wskazówka dla organizatorów konkursów:

Już na etapie przygotowywania regulaminu konkursu warto uwzględnić konsekwencje podatkowe. Kluczowe znaczenie ma grupa docelowa, charakter konkursu oraz forma i wartość nagród.

Masz pytania dotyczące rozliczeń podatkowych w swojej firmie? Skonsultuj się z doradcą podatkowym – dzięki temu unikniesz błędów i nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli.